¿Cómo se desarrolla y mantiene una base de datos y una cartera de proveedores? (2024)

Al desarrollar una base de datos y una cartera de proveedores, el paso inicial es determinar los criterios para seleccionar y categorizar a sus proveedores. Estos criterios deben estar en línea con los objetivos, necesidades y valores de su negocio, así como reflejar el nivel de riesgo, calidad y valor que anticipa de sus proveedores. Los criterios comunes incluyen la ubicación, la capacidad y la disponibilidad del proveedor; reputación, confiabilidad y capacidad de respuesta del proveedor; certificaciones, acreditaciones y estándares de proveedores; precios de proveedores, condiciones de pago y descuentos; e innovación, sostenibilidad y responsabilidad social de los proveedores. Puede utilizar estos datos para generar una plantilla de perfil de proveedor que puede rellenar para cada proveedor potencial o existente. Esto le ayudará a comparar diferentes proveedores e identificar cualquier brecha u oportunidad en su base de suministro.

Para recopilar y organizar los datos de su proveedor, debe utilizar su plantilla de perfil de proveedor. Sus datos pueden obtenerse de directorios, bases de datos y plataformas en línea, así como de ferias comerciales, eventos y publicaciones. También puede obtener referencias, recomendaciones y testimonios de otras fuentes. Además, puede utilizar solicitudes de información, propuestas o presupuestos para obtener datos. Finalmente, las auditorías, evaluaciones o encuestas de proveedores también son útiles para recopilar datos. Para almacenar y administrar los datos de sus proveedores, puede utilizar una hoja de cálculo, un software de base de datos o un sistema especializado de gestión de proveedores. Es importante asegurarse de que los datos sean precisos, completos y estén actualizados. Además, debe tener un plan de copia de seguridad y seguridad. Por último, asegúrese de asignar un identificador único a cada proveedor y utilice convenciones de nomenclatura y formato coherentes.

El tercer paso en el proceso es segmentar y clasificar a sus proveedores según sus criterios y datos. Esto le ayudará a crear un portafolio que muestre la importancia y el rendimiento de sus proveedores, así como el tipo y nivel de relación que tiene o desea tener con ellos. Para lograr esto, puede utilizar la matriz Kraljic, que clasifica a los proveedores en función de su impacto estratégico y riesgo de suministro, o la matriz de preferencia de proveedores, que los clasifica en función del poder y el atractivo de la relación comprador-proveedor. Además, puede usar el cuadro de mandos de rendimiento del proveedor para clasificar a los proveedores según métricas y objetivos predefinidos. A continuación, puede crear una representación visual de su cartera de proveedores a través de un gráfico, matriz o panel. Es importante revisar y actualizar su portafolio regularmente, así como comunicarlo a las partes interesadas internas y externas.

El cuarto paso es desarrollar e implementar su estrategia de proveedores basada en su cartera de proveedores. Esto debe describir objetivos, acciones y recursos para administrar proveedores y cómo se alinean con la estrategia comercial general. Su estrategia también debe incluir aspectos como la selección, calificación y contratación; desarrollo, colaboración e innovación; monitoreo, evaluación y retroalimentación; reconocimiento, recompensa y retención; y gestión de riesgos, problemas y conflictos. Debe adaptar su estrategia de proveedor a las necesidades y expectativas específicas de cada segmento y categoría. Se pueden utilizar diferentes herramientas y técnicas para lograr los resultados deseados; Por ejemplo, segmentación y clasificación para priorizar recursos, gestión de relaciones para generar confianza con los proveedores, desarrollo e innovación para mejorar las capacidades y el rendimiento, gestión del rendimiento para medir la calidad, el costo de entrega y el servicio, así como la gestión de riesgos para identificar amenazas potenciales en la cadena de suministro.

El paso final es revisar y mejorar su base de datos y cartera de proveedores de forma regular. Debe monitorear y analizar los datos y la cartera de sus proveedores, compararlos con las mejores prácticas y los estándares de la industria, y buscar oportunidades para aprender de otras empresas o expertos. Hacer esto puede traer numerosos beneficios, como una mayor eficiencia, efectividad y transparencia en sus procesos de abastecimiento y gestión de proveedores, así como un mejor rendimiento, satisfacción y lealtad del proveedor. Además, puede reducir el riesgo, el costo y el desperdicio del proveedor al tiempo que mejora la innovación, la diferenciación y la competitividad del proveedor. Además, puede fortalecer la alineación, integración y colaboración de proveedores. Al seguir estos pasos, puede desarrollar y mantener una base de datos y una cartera de proveedores que respalden sus objetivos comerciales y ofrezcan valor a sus clientes.

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