En época navideña, y cerca ya de agotar el presupuesto anual, las empresas hacen malabares con la gestión de proveedores, ante la urgencia de realizar las últimas compras del 2019.
De hecho, la gestión de compras y abastecimiento es tan importante para los negocios, que ya es considerada una herramienta competitiva, pues representa una oportunidad para agregar valor a la cadena de suministro, en función de los objetivos del negocio.
Específicamente, las compañías necesitan saber tratar y negociar con sus proveedores para reducir sus costos, ofrecer un mejor servicio al cliente e, incluso, obtener financiamiento. En pocas palabras: la gestión de proveedores es estratégica para mantenerse en la competencia.
Sin embargo, esta función de negocio no es sencilla. Por eso, en este artículo compartiremos 5 mejores prácticas recomendadas por los expertos en gestión de compras y abastecimiento. ¡Sigue leyendo!
¿En qué consiste la gestión de proveedores?
De acuerdo con Web y Empresas, la gestión de proveedores es el proceso de negocio para seleccionar adecuadamente a los proveedores y negociar precios óptimos para los bienes y servicios.
Hasta aquí, se ve simple, ¿no? Veamos ahora esta definición de la Cámara de Comercio de Medellín, que considera la gestión de abastecimiento como «un ejercicio fundamental, con un enfoque sistémico en la logística integral de la empresa».
En otras palabras, la gestión de proveedores es un proceso que todas las empresas realizan. La diferencia es que cuando la llevan a cabo de forma estratégica, modifican para bien toda su cadena de suministro y rentabilidad.
Importancia de una buena administración de proveedores
Los esfuerzos por cuidar proveedores son importantes por tres razones principales:
- Su poder. Por lo general, son los proveedores quienes fijan los precios de venta y siempre buscarán incrementar utilidades. Sin embargo, este poder cambia según el nivel de competencia, pues cuando la oferta está saturada, los compradores tienen un margen mayor de negociación.
- Su importancia económica. Las compras a los proveedores suman un porcentaje considerable en los costos de producción de cualquier empresa.
- Su impacto en el desarrollo del mercado. La innovación y desarrollo de un producto depende, en gran medida, de los proveedores.
Tips para una gestionar a tus proveedores
En todas las industrias, se necesita primeramente de un capital invaluable para realizar la gestión de proveedores: el talento humano. Y es que el gestor de proveedores debe ser un profesional muy completo, pues necesita de habilidades gerenciales, interpersonales y analíticas.
Con el talento humano adecuado, cualquier empresa tiene el mejor punto de partida para implementar las mejores prácticas de gestión de compras y abastecimiento.
1. Seleccionar a los mejores proveedores
Para empezar, la selección de los proveedores es un proceso que debe responder a estándares de calidad. Es importante una evaluación inicial que identifique a los mejores productos y precios, pero también a los proveedores que se adapten mejor a los procesos de la compañía.
El gestor de proveedores puede considerar aspectos como:
- La capacidad de respuesta
- El nivel de atención al cliente
- Grado de experiencia
- Historial de cumplimiento
- Opiniones de clientes
- Certificaciones de calidad
- Manejo de inventarios
- Calidad del personal
- Conocimiento del negocio
- Nivel de empoderamiento o autonomía de la persona encargada
2. Integrar un catálogo de proveedores
Para mejorar la comunicación con los proveedores, lo más indicado es acceder a su información desde un solo sistema. Por eso es aconsejable implementar una plataforma de administración o ERP (Enterprise Resource Planning) que permita integrar un catálogo de proveedores.
Desde ahí, la empresa puede consultar los pedidos y el nivel de cumplimiento de cada vendedor, así como dar el seguimiento contable y financiero necesario. Es decir, realizar una verdadera gestión de proveedores.
3. Dar seguimiento al cumplimiento del proveedor
A partir del catálogo de proveedores, este consejo se facilita, pues se le puede dar seguimiento a la eficacia y calidad entregada por cada uno en sus obligaciones contratadas.
Sin embargo, el monitoreo de los proveedores va mucho más allá. En algunos sectores, implica realizarles auditorías y pedirles certificaciones de capacitación con cierta frecuencia.
4. Compartir las mejores prácticas
Así como es importante exigir a los proveedores su cumplimiento y mejora continua, también es crucial compartir con ellos información y recursos para que puedan hacerlo. Es decir, trabajar en equipo con ellos, sobre todo cuando se trata de relaciones de largo plazo.
Por eso, la gestión de proveedores también debe contemplar medidas de colaboración como:
- Espacios de capacitación y recursos compartidos
- Relaciones transparentes y abiertas
- Niveles o ciclos de mejora
- Involucramiento Temprano del Proveedor (Early Supplier Involvement, ESI)
5. Resolver los problemas de inmediato
Aún cuando los proveedores hayan sido bien seleccionados, se les dé seguimiento y se trabaje con ellos en compartir las mejores prácticas, tarde o temprano surgirá un problema en el suministro.
Estos incidentes deben ser atendidos de inmediato, aún cuando su impacto sea menor o vaya a ocurrir en el largo plazo. La atención inmediata de incidentes una estrategia de gestión de proveedores muy sana para la cadena de suministro.
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Siguiendo estos lineamientos básicos, las compañías están en condiciones de agilizar su cadena de abastecimiento, un proceso que -con la ayuda de un ERP- puede impulsar el crecimiento de los negocios, en lugar de representar un problema.
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